BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL

1.1 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL

    1.1.1 Giới thiệu Microsoft Excel

      Microsoft Excel là một bộ phận trong bộ phần mềm của Microsoft Office, là phần mềm bảng tính phục vụ công việc quản lý. Lưu trữ ở mức độ nhỏ và trung bình rất tiện lợi cho công việc của các bạn. Excel tạo và quản lý sổ sách điện tử với dao diện thân thiện, dễ làm việc. Mỗi trang làm việc là các bảng đã được kẻ sẵn với khả năng tính toán và lưu chữ cho phép.

      + Thực hiện được các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, có sự hỗ trợ của các hàm tính toán từ cơ bản dến nâng cao.

      + Tổ trức và lưu giữ thông tin dưới dạng bảng như: bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng xuất nhập hàng…

      + khi có sự thay đổi, cập nhập dữ liệu thì bảng tính sẽ tự động tính không cần phải tính toán lại.

      + Sử dụng bảng tính tạo ra các báo cáo tổng hợp có kèm theo các biểu đồ, đồ thị  và các hình ảnh minh hoạ…

      + Ngoài ra Excel còn có nhiều các tính năng ưu việt khác….

• Với các tính năng mạnh mẽ của Excel như vậy sẽ cho phép bạn giải quyết được những công việc quản lý và lưu trữ. Đặc biệt nó không thể thiếu cho công việc ở các văn phòng trong cơ quan, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các công ty lớn.

    1.1.2 Khởi động chương trình Excel:

- Cách 1: Chọn Start/ Microsoft office Excel (Window 10)

- Cách 2: Click double trái chuột vào biểu tượng Microsoft Excel  trên màn hình (Desktop).

1.1.3 Thoát chương trình

-  Cách 1: Click File/ Chọn Close hoặc sử dụng Ctrl + W.

- Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím Alt + F4.

- Cách 3: Click vào  phía trên, góc phải cửa sổ làm việc.

 - Trong trường hợp bạn tạo file mới và file chưa được lưu, khi đóng cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện thông báo

(1) --> Nhập tên file cần lưu

(2) --> Lưu file trên đám mây (OneDrive)

(3) --> Cọn đường dẫn trên ổ đĩa cứng, thư mục để lưu file

(4) --> Các tùy chọn:

+ Save --> Lưu file bảng tính

+ Don''t save --> Đóng cửa sổ và không lưu file bảng tính

+ Cancel --> Hủy bỏ thao tác đóng cửa sổ bảng tính

    1.1.4 Giới thiệu mà hình làm việc Microsoft Excel

1.1.4.1 Cửa sổ làm việc

1.1.4.2 Chức năng các thực đơn Menu

    - File: Làm việc với tệp(file): Lưu bảng tính(save), tạo mới(new), in bảng tính(print),...

    - Home: Chứa các công cụ định dạng, các nhóm lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: Font, Paragraph, Style, Editing …

    - Insert: Chứa các công cụ chèn vào bảng tính như: Picture, Chart, WordArt, Symbol, Clip Art ...

    - Page Layout: Chứa các lệnh thiết lập, cài đặt cho trang bảng tính, cài đặt trang in  dữ liệu …

    - Formulas: Là nơi cung cấp các nhóm hàm, các công thức. Cung cấp các công cụ đặt tên bảng tính.

    - Data: Cho phép liên kết với các đối tượng khác như:  From (Access, Web, Text..), Chứa các lệnh làm việc với cơ sở dữ liệu (CSDL).

    - Review: Chức năng kiểm tra chính tả (Spelling), chức năng bảo vệ dữ liệu (Protect Sheet, Protect Workbook)….

    - View: Các chế độ hiển thị cửa sổ làm việc: Gridlines, Zoom, Window……

    - Developer: Các thiết kế mở rộng: Macros, Visual basic...

    - Help: Chức năng trợ giúp

1.2 CẤU TRÚC BẢNG TÍNH

1.2.1. Workbook

• Workbook: Là một tập tin làm việc như: tính toán, lưu giữ tài liệu…., một Workbook chứa nhiều Worksheet nên có thể tổ trức lưu chữ nhiều loại thông tin khác nhau.

1.2.2 Worksheet

• WorkSheet: Còn gọi là “Sheet” hay “bảng tính” là nơi lưu giữ và làm việc với dữ liệu. Một Worksheet có nhiều ô được tạo bởi các dòng và các cột. Một Worksheet bao gồm: có 256 cột và 65536 dòng ( với Excel 2003), có 16384cột và 1048576 dòng (từ phiên bản Excel 2007 trở về sau này). Giao điểm giữa dòng và cột là gọi là cell (ô), mỗi một cell được xem như là một bảng tính điện tử.

    1.2.3 Tạo mới một tài liệu Workbook.

• Cách 1: Vào File / Chọn New -> Blank workbook
• Cách 2: Click vào biểu tượng  trên thanh Quick access toolbar.
• Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N.

    1.2.4 Lưu một tài liệu.

• Cách 1: Vào File/ Save as.. (hoặc nhấn phím F12) -> tại mục Save in -> chọn đường dẫn đến ổ đĩa -> Chọn thư mục lưu tệp tin -> Gõ tên file lưu trong mục File name -> Click chọn Save để lưu.

• Cách 2: Chọn Office Button / chọn Save (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S)

• Cách 3: Click vào biểu tượng  trên thanh Quick access toolbar.

    1.2.5 Mở một Workbook đã lưu trong ổ đĩa .

• Cách 1: Vào File / chọn Open/ đường dẫn/ tên file cần mở/ Open.
• Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O.
• Cách 3: Click biểu tượng Open  trên thanh Quick access tollbar.

    1.2.6 Kiểu dữ liệu trong bảng tính

Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau:

      + Kiểu số(number): khi nhập nhập dữ liệu số vào cell -> số được canh sang phải.

      + Kiểu chữ (text): khi nhập nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu được canh sang trái.

      + Kiểu ngày (date): khi nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu được canh sang phải.

* Chú ý:

- Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy tính của bạn đang đặt hệ ngày là: mm/dd/yyyy hay là: dd/mm/yyyy.

- Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại.

--> Bài tiếp theo: Bài 2 [EXCEL] Các thao tác cơ bản trong bảng tính

Chúc các bạn học tốt!